Missions des archives

Aux termes de l'article L. 211-2 du Code du patrimoine « La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ».

Contrôler et conseiller

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Inspection communale de Bourguignon-sous-Montbavin en 2013

Le directeur des Archives départementales exerce, sous l'autorité du préfet, le contrôle scientifique et technique des archives au nom de l'État. Ce contrôle porte sur toutes les archives publiques produites dans le département ; sont concernés les administrations de l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics, les personnes privées chargées d'une mission de service public, ou encore les officiers publics et ministériels, ce qui représente environ 1 590 producteurs dans l'Aisne.

Les actions de contrôle réalisées par les Archives départementales permettent à la fois de dresser un état sommaire des collections conservées par les services, mais avant tout de vérifier in situ les conditions matérielles de conservation des documents, d'en rappeler les règles et de proposer des solutions adaptées pour le conditionnement, les règles de sécurité, etc.

À consulter : Vos archives

Ce contrôle se double d'une mission de conseil et de formation afin de permettre une gestion rationalisée et performante des archives : conseils pratiques sur la bonne tenue des dossiers courants, fourniture des références techniques (circulaires en cours) ou élaboration de tableaux de gestion. Ces conseils doivent permettre à un producteur d'archives de bien gérer ses dossiers, de savoir combien de temps il doit les garder, mais surtout de connaître le sort final des documents (élimination, dépôt ou versement aux Archives départementales).


Collecter les archives publiques et privées

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Collecte d'archives publiques

La collecte permet de sauvegarder la mémoire écrite, orale et iconographique du département. Elle revêt plusieurs aspects.

  • Toutes les administrations publiques ayant leur siège dans le département ont l'obligation réglementaire de verser leurs archives historiques aux Archives départementales. Cette démarche de collecte est basée sur les circulaires du Service interministériel des Archives de France et sur les tableaux de gestion élaborés par les Archives départementales.
  • Les officiers publics et ministériels sont tenus de remettre leurs minutes et répertoires de plus de 75 ans.
  • Les communes de moins de 2 000 habitants sont tenues de déposer les registres d'état civil de plus de 150 ans et tous les documents d'archives de plus de 100 ans. Par une délibération du conseil municipal, elles peuvent procéder à des dépôts par anticipation ou demander une dérogation au préfet afin de conserver leurs archives centenaires.
  • Les communes de plus de 2 000 habitants peuvent également procéder à un dépôt après délibération du conseil municipal.

Les Archives départementales peuvent également revendiquer des archives publiques mises illicitement en vente (les archives publiques sont en effet imprescriptibles et inaliénables). 

Outre les archives publiques, les Archives départementales collectent également des archives privées émanant d'associations, d'entreprises ou encore de familles. La collecte des archives "entrées par voie extraordinaire" (c'est-à-dire autre qu'administrative) peut revêtir plusieurs aspects :

  • don
  • dépôt
  • legs
  • achat
  • dation

À consulter : Vos archives


La conservation préventive

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Magasin de conservation

Les archives sont par définition fragiles et ce quel que soit leur support. Leur conservation induit donc la mise en place des meilleures conditions possibles afin qu'elles ne soient altérées ni par le temps, ni par les manipulations humaines ou encore par tout autre facteur extérieur de détérioration. Les ennemis des archives sont nombreux : poussière, humidité, pollution, insectes, rongeurs, eau, feu et vol. Ils doivent être maîtrisés si l'on veut assurer la sauvegarde de ce patrimoine. 

La conservation préventive et curative doit assurer la pérennité et favoriser la consultation sécurisée des documents. Elle s'intéresse tant au document en lui même qu'à son environnement.

Les magasins de conservation

Les locaux de conservation sont étroitement surveillés : on contrôle régulièrement l'hygrométrie (le taux d'humidité relative de l'air) et la température des magasins. Le taux d'hygrométrie idéal pour la conservation des papiers est de 50 à 55 %. Au delà, les moisissures et les bactéries se développent. En dessous de 50 %, les supports peuvent se dessècher, ce qui les fragilise. 
La température doit être constante autour de 18 à 20 °C. Les archives sont extrêmement sensibles aux variations de température ; afin d'éviter les chocs thermiques, on veille à éviter les trop gros écarts entre la température dans les magasins et celle de la salle de lecture où sont consultés les documents. 
Un système de climatisation permet de contrôler ces critères de conservation, mais également d'assurer une bonne ventilation dans les lieux de conservation. L'intensité lumineuse est par ailleurs totalement maîtrisée. 

De surcroît, le bâtiment est protégé des effractions par un système de détection anti-intrusion. Pour se prémunir contre les incendies, le bâtiment est équipé de détecteurs de fumée et d'extincteurs.

 


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Documents en préparation en vue d'une numérisation

Les documents

Les archives se caractérisent par la multiplicité de leurs supports (parchemin, papier, plomb, cire, calque, film, etc.). Des mesures de conservation appropriées et évolutives sont mises en œuvre pour les protéger :

  • Le dépoussiérage : la poussière est l'ennemie des archives. Elle contient des débris, inertes ou non, et des micro-organismes. Des mesures d'hygiène très strictes sont prises tant pour le personnel que pour les locaux. Parallèlement au dépoussiérage, il est recommandé de retirer toutes les agrafes et épingles en fer dont la rouille a tendance à agresser les documents.
  • La désinfection : les documents qui entrent aux Archives départementales détériorés, moisis ou porteurs d'insectes représentent un réel danger pour les collections déjà présentes. La désinfection des documents s'effectue par fumigation pour décoller les spores et les mosissures puis à les dépoussiérer pour enlever la majeure partie des traces d'altération.
  • Le conditionnement : chemises et boîtes sont de formats adaptés à la taille des documents. Elles sont faites dans des matériaux spécifiques, au pH neutre, si possible résistants au feu et à l'eau.
  • L'estampillage : l'estampille est un des éléments de preuve de l'appartenance d'un document aux collections publiques. Les produits utilisés dans ce cadre doivent eux aussi répondre à des exigences de stabilité et d'inertie : l'encre doit par exemple être stable, inerte et indélébile.
  • La restauration : les Archives départementales programment chaque année la restauration des documents les plus abîmés. Ces prestations onéreuses sont réalisées dans le cadre de marchés publics par des prestataires extérieurs spécialisés.
  • Le développement des supports de substitution : afin de préserver les documents originaux les plus consultés, ceux-ci ont été dupliqués sur des supports de substitution. Pendant de nombreuses années, le support de substitution par excellence était le microfilm. Toutefois, l'âge du microfilm est définitivement révolu avec l'arrivée massive de la numérisation. Microfilms et images numériques permettent d'éviter la manipulation des originaux. Supports de substitution, ils ne sont pas pour autant des supports de conservation, l'original n'étant bien sûr pas éliminé.

Classer et inventorier les archives

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Classement d'un fonds d'archives

Le classement est l'opération intellectuelle de mise en ordre du fonds en fonction de l'activité du producteur des archives. Cette opération peut être plus ou moins longue et fastidieuse en fonction du type de documents à classer, de l'état du fonds à son arrivée et du travail réalisé ou non en amont par le personnel des services versants. 

L'archiviste analyse les documents, c'est à dire qu'il donne un résumé exact et concis du contenu d'un dossier. 

Ce travail scientifique est régi par des normes internationales. La norme ISAD/G permet de structurer les informations de description des dossiers. La norme ISAAR-CPF permet quant à elle de décrire très précisément le producteur des archives et le contexte de la production. 
Une fois les dossiers analysés, ceux-ci sont regroupés autour d'un plan de classement réalisé par l'archiviste donnant des points d'accès faciles aux informations. 
Les dossiers sont ensuite cotés (la cote étant une référence alphanumérique ou numérique qui permet d'identifier les documents). 
Chaque classement donne lieu à la rédaction d'un instrument de recherche (liste raisonnée des documents ou dossiers) destiné à faciliter la recherche dans les fonds. L'instrument de recherche peut avoir plusieurs formes : bordereaux de versement des archives contemporaines, répertoires numériques détaillés, répertoires méthodiques, etc.

À consulter : Recherches


Communiquer

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Consultation d'un document en salle de lecture

Chaque année, ce sont environ 500 lecteurs qui s'inscrivent dans notre salle de lecture. La majorité de ces usagers est constituée par les généalogistes qui représentent en moyenne 63 % de nos lecteurs pour ces trois dernières années. Les érudits locaux et historiens représentent quant à eux 29 % et sont en très nette augmentation. Les autres catégories d'usagers ne représentent qu'une faible partie du lectorat.

Entre 2012 et 2017, le nombre de communications de documents en salle de lecture est relativement stable autour de 8 500 articles. Depuis l'ouverture en 2010 du site Internet, la fréqentation de la salle de lecture a fortement chutée, mais elle reste honorable. L'augmentation sensible du lectorat scientifique augure bien de l'avenir.


Valoriser les archives

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Présentation de documents d'archives au public lors des journées du patrimoine de 2016

L'aspect patrimonial des archives est mis en lumière par l'organisation de grandes expositions annuelles telles que "Administrer en zone occupée" en 2015, "Mon école dans la Grande Guerre" en 2016, ou encore "L'envers du décor : deux siècles d'archives" en 2017. 

À consulter : Expositions

Les Archives départementales participent également à des projets de guides de sources qui recensent exhaustivement les archives relatives à une thématique donnée et qui sont ensuite mis à disposition des usagers : Guide des sources de l'immigration en Picardie en 2007, suivi peu après par la publication du Guide des sources de l'éducation en Picardie en 2008 puis Les hôpitaux en Picardie du Moyen Âge à La Révolution en 2015. Elles peuvent aussi élaborer des ouvrages d'exploitation scientifique des archives comme 90 ans après, archives inédites des communes de l'Aisne de la Grande Guerre en 2008.

La valorisation est également assurée par de nombreuses actions vers les publics scolaires qui découvrent ainsi le monde des archives ou vers le grand public lors des journées européennes du patrimoine en septembre de chaque année ou lors de la journée internationale des archives fixée au 9 juin.

À consulter : Service éducatif



Actualités

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