Missions des archives

Aux termes de l'article L. 211-2 du Code du patrimoine « La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ».

Contrôler et conseiller

 (jpg - 2910 Ko)

Inspection communale de Bourguignon-sous-Montbavin en 2013

Les Archives départementales exercent, au nom de l'État, le contrôle scientifique et technique sur toutes les archives publiques produites dans le département. Sont concernés les administrations de l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics, les personnes privées chargées d'une mission de service public, ou encore les officiers publics et ministériels.


Les actions de contrôle réalisées par les Archives départementales permettent à la fois de dresser un état sommaire des collections conservées par les services, mais avant tout de vérifier in situ les conditions matérielles de conservation des documents et de proposer des solutions adaptées pour le conditionnement, les règles de sécurité, etc.
À consulter : Gérer des archives publiques


Ce contrôle se double d'une mission de conseil et de formation : informations pratiques sur la bonne tenue des dossiers courants, rappels sur les procédures d’élimination, de dépôt ou de versement de documents aux Archives départementales.


Collecter les archives publiques et privées

 (jpg - 5162 Ko)

Collecte d'archives publiques

La collecte permet de sauvegarder la mémoire écrite, orale et iconographique du département. Elle revêt plusieurs aspects.

  • Toutes les administrations publiques ayant leur siège dans le département ont l'obligation réglementaire de verser leurs archives historiques aux Archives départementales.
  • Les officiers publics et ministériels sont tenus de remettre leurs minutes et répertoires de plus de 75 ans.
  • Les communes de moins de 2 000 habitants sont tenues de déposer les registres d'état civil de plus de 120 ans et tous les autres documents d'archives de plus de 50 ans. Par une délibération du conseil municipal, elles peuvent procéder à des dépôts par anticipation ou demander une dérogation au préfet afin de conserver leurs archives anciennes.
  • Les communes de plus de 2 000 habitants peuvent également procéder à un dépôt après délibération du conseil municipal.

Outre les archives publiques, les Archives départementales collectent également des archives privées émanant d'associations, d'entreprises ou encore de familles. Celles-ci peuvent entrer suivant différentes modalités :

  • don,
  • dépôt,
  • legs,
  • achat,
  • dation.

La conservation préventive

 (jpg - 2177 Ko)

Magasin de conservation

Les archives sont par définition fragiles et ce quel que soit leur support. Les ennemis des documents sont nombreux : poussière, humidité, pollution, insectes, rongeurs, eau, feu et vol. Ils doivent être maîtrisés si l'on veut assurer la sauvegarde de ce patrimoine.

Les actions de conservation préventive et curative assurent la pérennité des archives et favorisent leur consultation dans des conditions sécurisées. Elles s'intéressent tant au document qu'à son environnement.


Les magasins de conservation

Les locaux de conservation sont étroitement surveillés : l'hygrométrie (le taux d'humidité relative de l'air) et la température des magasins sont régulés par un système de climatisation qui assure en outre une bonne ventilation dans les lieux de conservation. Enfin, l'intensité lumineuse est maîtrisée et le bâtiment protégé contre les effractions et les incendies.
Pour en savoir plus sur les conditions et normes de conservation applicables aux archives : consulter les pages dédiées sur Francearchives.


Les documents

Les archives se caractérisent par la multiplicité de leurs supports (parchemin, papier, plomb, cire, calque, film, etc.). Des mesures de conservation appropriées et évolutives sont mises en œuvre pour les protéger.

  • Le dépoussiérage est réalisé à l’arrivée ou lors du classement des documents, de façon à éviter tout développement de micro-organismes et à ne pas attirer rongeurs ou nuisibles.
  • La désinfection : elle est opérée par traitement à l’autoclave en cas de contamination avérée des documents par des moisissures ou micro-organismes.
  • Le conditionnement : chemises et boîtes sont de formats adaptés à la taille des documents. Elles sont faites dans des matériaux spécifiques, au pH neutre, si possible résistants au feu et à l'eau. Lors du reconditionnement, on retire également toutes les agrafes et épingles en fer, susceptibles de rouiller et d’attaquer les documents.
  • La restauration : les Archives départementales programment chaque année la restauration des documents les plus abîmés. Ces prestations onéreuses sont réalisées par des prestataires extérieurs spécialisés.
  • Les supports de substitution préservent également les documents originaux les plus consultés. Microfilms et images numériques ne sont pas pour autant des supports de conservation, l'original n'étant bien sûr pas éliminé.

Classer et inventorier les archives

 (jpg - 5785 Ko)

Classement d'un fonds d'archives

Le classement est l'opération intellectuelle de mise en ordre du fonds en fonction de l'activité du producteur des archives. Elle permet de restituer le contenu des documents aux chercheurs, qui pourront ainsi les exploiter librement.

Cette opération est plus ou moins longue en fonction du type de documents à classer, de l'état du fonds à son arrivée et du travail réalisé ou non en amont par le personnel des services versants.

L'archiviste analyse les documents, les décrit puis les organise au sein d'un plan de classement. Les dossiers sont ensuite cotés.
Chaque classement donne lieu à la rédaction d'un « inventaire » également appelé instrument de recherche.

À consulter : Inventaires en ligne


Communiquer

 (jpg - 131 Ko)

Consultation d'un document en salle de lecture

Les Archives départementales assurent la libre consultation des documents qu’elles conservent. Cette communication est gratuite et s’effectue sous deux modalités principales :

  • la consultation des documents originaux en salle de lecture à Laon (voir : Salle de lecture) ;
  • la consultation de reproductions numériques sur le site internet (voir : Archives numérisées).

Parallèlement, un système de reproduction à distance d’archives non déjà numérisées est proposé, soumis à conditions tarifaires (voir : Conditions de reproduction et de réutilisation).


Deux limites prévues par la loi peuvent le cas échéant entraîner l’incommunicabilité d’un document d’archives publiques :

  • il peut être couvert par un délai de communicabilité fixé dans le code du patrimoine (cas d’un certain nombre de documents récents touchant par exemple le secret médical ou la vie privée des individus) ;
  • il peut être dans un état de conservation dégradé tel que sa communication nuirait à sa préservation (dans ce cas, une opération de restauration devra être menée préalablement).

La consultation d’archives privées est pour sa part soumise aux souhaits exprimés par le donateur ou déposant lors de l’entrée du fonds aux Archives départementales.


Valoriser les archives

 (jpg - 4095 Ko)

Présentation de documents d'archives au public lors des journées du patrimoine de 2016

Les Archives départementales proposent chaque année une programmation culturelle et patrimoniale ouverte à tous les publics en vue de mettre en valeur les fonds conservés et d’éclairer l’histoire du département de l’Aisne.
Des expositions sont organisées régulièrement : ont ainsi été montrés dernièrement REVIVRE ! 1918 l'Aisne se reconstruit, La forêt au temps de Jean de La Fontaine, Prémontré : 900 ans, la présence de l’ordre dans l’Aisne et 1870, la guerre oubliée.

À consulter : Expositions


Les Archives départementales ont également une politique de publications. Elles participent à des guides de sources tels les Guide des sources de l'immigration en Picardie en 2007, Guide des sources de l'éducation en Picardie en 2008 et Les hôpitaux en Picardie du Moyen Âge à La Révolution en 2015. Elles proposent parallèlement leurs propres ouvrages et titres : catalogues d’exposition ou publications scientifiques comme 90 ans après, archives inédites des communes de l'Aisne de la Grande Guerre en 2008.

Le grand public est invité à participer aux Journées européennes du patrimoine en septembre, à la journée internationale des archives le 9 juin, ou encore à des conférences ou café-archives. Enfin, la valorisation est aussi assurée par de nombreuses actions vers les publics scolaires qui découvrent ainsi le monde des archives. 

À savoir : Les propositions culturelles des Archives départementales sont relayées sur les sites internet du département (Aisne.com) et les réseaux sociaux (Facebook Département de l'Aisne et Facebook Archives départemantales de l'Aisne).



Actualités

Conditions d’ouverture de la salle de lecture

Les Archives départementales de l'Aisne sont ouvertes au public du lundi au vendredi de 9 h à 17 h.

En savoir plus