Communicabilité des archives

Communicabilité

L’article L. 213-1 du Code du patrimoine énonce que les archives publiques sont communicables immédiatement de plein droit, sous réserve toutefois des dispositions de l'article L. 213-2 qui fixe des délais plus long, compris entre 25 ans et 120 ans, afin de protéger des données sensibles comme la vie privée des citoyens ou les informations à caractère médical.

Pour connaître les documents affectés d’un délai plus long, se reporter au Code du patrimoine en cliquant ici. Vous pouvez également consulter le site @docs pour connaître le droit d'accès aux documents publics.

Par ailleurs, les documents en mauvais état sont retirés de la consultation et ne sont donc plus communicables.


Dérogation aux délais de communicabilité

L’article L. 213-3 du Code du patrimoine prévoit une procédure dérogatoire pour la consultation des archives dont les délais fixés par l’article L. 213-2 ne sont pas expirés. Cette autorisation « peut être accordée aux personnes qui en font la demande dans la mesure où l'intérêt qui s'attache à la consultation de ces documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger ».

Pour cela, le demandeur doit remplir un formulaire de demande d'accès anticipé à des documents d'archives publiques non librement communicables en précisant bien ses motivations et en indiquant aussi s’il souhaite obtenir une reproduction. L’imprimé est à retourner aux Archives départementales.

L'autorisation est accordée selon les cas soit par le directeur des Archives départementales après avis du service versant, soit par le Service interministériel des Archives de France après avis du service versant et du directeur des Archives départementales.
En cas de refus, il est possible de recourir, dans les 2 mois, à l'arbitrage de la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA).


La consultation des registres matricules militaires

La consultation des registres matricules militaires répond à des règles spécifiques :

  • les fiches matricules jusqu'à la classe 1921 ont été numérisées et sont librement consultables sur le site internet des Archives départementales ;
  • les fiches matricules des classes 1922 à 1940 ne sont librement consultables qu'à l'expiration des délais légaux prévus par le code du patrimoine (respect de la vie privée, secret médical et secret des informations de nature judiciaire). Ces délais sont levés si la personne concernée est décédée depuis plus de 25 ans. Dans le cas contraire une demande de dérogation doit être effectuée : si vous êtes un parent de la personne concernée par la fiche, la procédure est simplifiée : la demande dûment complétée vaudra accord et vous recevrez en retour la copie électronique du document. Les demandes sont à adresser par mail à archives@aisne.fr avec les pièces justificatives attestant soit du décès de la personne recherchée soit de votre parenté avec elle ;
  • les fiches matricules postérieures à la classe 1940 ne sont pas conservées aux Archives départementales de l'Aisne, elles sont disponibles auprès du Centre des archives du personnel militaire (Caserne Bernadotte - Place de Verdun - 64023 Pau cedex).
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Facilités accordées aux notaires et généalogistes professionnels

La loi prévoit des facilités d'accès applicables à certains types de documents encore soumis à des délais de communicabilité.

 

Vous êtes notaire. Vous pouvez accéder par exception :

- aux actes d'état civil de moins de 75 ans (attention ces derniers sont dans la majorité des cas encore conservés en mairie ou auprès du greffe du tribunal) ;

- à des extraits de documents fiscaux de moins de 50 ans, sous réserve que votre requête s'intègre dans l'un des cas prévus aux articles L148 à 151B du livre des procédures fiscales : règlement d’une succession, vente forcée d’un immeuble, partage et la liquidation des biens des époux en cas de dissolution du régime matrimonial, saisie conservatoire sur comptes bancaires.

 

Vous êtes généalogiste professionnel. Vous pouvez accéder par exception :

- à des extraits d'actes d'état civil de moins de 75 ans (attention ces derniers sont dans la majorité des cas encore conservés en mairie ou auprès du greffe du tribunal) sous réserve de produire :

  • une autorisation délivrée par le Service interministériel des Archives de France (valable 4 ans) (décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil),
  • ET le mandat d’un notaire (justifiant la recherche d’une succession) ou d’une personne y ayant intérêt (décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil et Circulaire relative à la procédure d'accès aux actes et registres de l'état civil datant de moins de soixante-quinze ans par les généalogistes professionnels) ;

- à des extraits de documents fiscaux de moins de 50 ans, sous réserve de produire un mandat d’un notaire justifiant de manière détaillée que la requête s’intègre dans l'un des cas prévus aux articles L148 à 151B du livre des procédures fiscales (voir supra) ET donnant pouvoir pour effectuer ces recherches à sa place.

 

Attention.

  • Toute demande doit être formalisée par un courrier ou un mandat signé et accompagné des justificatifs nécessaires.
  • Pour tous les autres documents (par les exemples les dossiers de procédures judiciaires), le droit commun s'applique. S'ils sont soumis à un délai de communicabilité, le recours à la procédure d'accès dite par dérogation (voir supra) sera nécessaire pour les consulter.