Vous êtes une administration publique

Les administrations publiques doivent faire face à des volumes d’archives dont la gestion est souvent pour elles problématique. Leur responsabilité n’en demeure pas moins engagée.

Les archives départementales de l’Aisne proposent des fiches pratiques afin de permettre la mise en place d’une gestion rationalisée et performante des flux d’archives. 

Comment verser ou déposer mes archives ?

La conservation des archives est organisée "[...] dans l'intérêt public, tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, que pour la documentation historique de la recherche" (article L. 211-2 du Code du patrimoine). Des versements réguliers de vos archives historiques aux Archives départementales vous permettent :

  • de maîtriser la masse des documents produits ;
  • d'assurer la pérennité et la transmission de la mémoire du département.

Avant de procéder au transfert physique de vos archives, il convient de :

  • relever dans la circulaire et/ou le tableau de gestion les documents à verser au terme de leur DUA ;
  • conditionner les documents dans des boîtes archives standards (dos de 10 cm) ;
  • numéroter les boîtes et/ou les registres de 1 à n ;
  • rédiger le corps du bordereau de versement de manière détaillée et sous format électronique, puis l'envoyer par courriel à l'adresse suivante : archives@aisne.fr ;
  • envoyer par voie postale les 2 en-têtes papiers, datées et signées ;
  • après validation, une date de transfert physique des documents sera fixée, transfert qui est à la charge du service versant.

Il conviendra de conserver un exemplaire de chaque bordereau de versement dans le service qui servira pour toute demande de communication administrative.

Pour les archives des communes, il existe une procédure de dépôt obligatoire (articles L. 1421-7 et suivants du Code général des collectivités territoriales) pour l'état civil de plus de 150 ans, les plans et registres du cadastre de plus de 30 ans et de façon générale, tous les documents ayant plus de 100 ans. 

L'équipe des Archives départementales se tient à votre disposition pour vous accompagner dans les procédures liées à vos archives (gestion et reprise des arriérés, conseils sur les tris à effectuer, préparation d'un versement), pour évaluer le travail à effectuer et vous donner tout conseil utile.


Comment puis-je éliminer des archives ?

Toute élimination d'archives publiques est interdite sans l'obtention, au préalable, du visa du directeur des Archives départementales, même si leur élimination est prévue par un tableau de gestion ou une circulaire (article L. 214-3 et L. 214-4 du Code du patrimoine).

L'élimination méthodique et régulière des archives qui n'ont plus d'intérêt administratif et pas de valeur historique permet :

  • de maîtriser la masse des documents produits ;
  • un gain de place significatif ;
  • de mettre en évidence les documents essentiels ;
  • un gain de temps et une plus grande efficience dans la recherche de documents.

Pour préparer une élimination, il convient :

  • d'identifier à l'aide des circulaires et/ou du tableau de gestion de votre service, les documents à éliminer ;
  • de renseigner le nombre de boîtes associé à une description sommaire des dossiers demandés en élimination ainsi que leurs dates extrêmes ;
  • d'envoyer par voie postale 2 exemplaires originaux du bordereau d'élimination afin d'obtenir le visa du directeur des Archives départementales de l'Aisne.

Une fois validé et signé par le directeur des Archives départementales, le bordereau d'élimination est à conserver indéfiniment dans le service : il est une pièce réglementaire qui dégage votre responsabilité en cas de contentieux.

Après obtention de ce visa, vous pouvez procéder à la destruction physique des documents proposés à l'élimination. Pour des raisons de confidentialité, vous devez veiller à ce que les documents papiers soient détruits par broyage, déchiquetage ou incinération : n'oubliez pas de demander un procès-verbal de destruction à votre prestataire. Les fichiers électroniques doivent quant à eux être définitivement supprimés sur les serveurs (s’en assurer auprès des services informatiques de la collectivité ou de l’administration).


Fiches conseils

Conserver les archives

Traiter les archives

Gérer les archives électroniques

  • Organiser une arborescence bureautique
  • Nommer des fichiers
  • Préserver des données

Communiquer les archives

Organiser les archives

Le cas des communes et EPCI

  • Procéder au récolement réglementaire
  • Tenir un registre

Puis éléments de compréhension :

  • Responsabilité du fonctionnaire
  • Cycle de vie des archives 


Contacter les archives

Pour obtenir des renseignements complémentaires, vous pouvez contacter les Archives départementales de l'Aisne du lundi au vendredi de 9 h à 17 h.

Tél. : 03 23 24 61 47

Courriel : archives@aisne.fr