Ce contrôle, une des missions essentielles des Archives départementales, consiste à vous fournir une aide technique et à vous conseiller ; il porte sur tous les producteurs d'archives publiques du département (administrations de l'État, collectivités territoriales, établissements publics, organismes privés chargés d'une mission de service public ou encore officiers publics et ministériels). Les actions de contrôle réalisées par les Archives départementales prennent plusieurs formes :

• l'inspection de vos locaux d'archivage pour vérifier in situ les conditions matérielles de conservation des documents ;
• la sélection des documents ayant un intérêt historique, qui ont vocation à être versés aux Archives départementales ;
• la validation de vos bordereaux d'élimination réglementaires.

Ce contrôle se double d'une mission de conseil et de formation afin de vous permettre de mettre en place une gestion rationalisée et performante des flux d'archives : conseils pratiques sur la bonne tenue des dossiers courants, propositions de solutions adaptées pour le conditionnement, règles de sécurité relatives aux locaux d'archivage, fourniture des références techniques et des outils de gestion documentaire (circulaires en cours, élaboration de tableaux de gestion), accompagnement lors de l'élaboration de vos bordereaux de versement et d'élimination.

La circulaire du 2 novembre 2001 rappelle les obligations des services producteurs d'archives qui sont tenus de "tout mettre en œuvre pour organiser en leur sein les procédures relatives à la gestion de leurs archives intermédiaires". Tout fonctionnaire est par ailleurs responsable des archives générées dans le cadre de ses missions mais n'en est pas propriétaire. La loi punit en particulier :

• le détournement ou la soustraction d'archives publiques, qu'ils soient volontaires ou qu'ils résultent de la négligence du fonctionnaire ;
• la destruction d'archives publiques sans le visa préalable des Archives départementales.

Le maire est responsable civilement et pénalement (articles 193 et 254 du Code pénal) des archives de sa commune. Les frais de conservation des archives font partie des dépenses obligatoires de la commune (article L. 2321-2 du Code général des collectivités territoriales) : le maire doit faire classer, conditionner, relier et éventuellement faire restaurer ses archives.

À chacune des étapes fondamentales de la vie de vos archives correspond une raison de préserver vos documents :

• les dossiers actifs nécessaires à l'instruction des affaires en cours et généralement conservés dans les bureaux constituent les archives courantes. Celles-ci ont une valeur administrative et permettent d'assurer la gestion courante du service et de disposer en permanence des informations utiles à l'accomplissement de vos missions ;
• les dossiers considérés comme clos, conservés pour des raisons de prescriptions légales et consultés occasionnellement constituent les archives intermédiaires. Ces archives ont une valeur probante ou juridique et permettent d'assurer la justification des droits et obligations des personnes morales et des citoyens ;
• les dossiers clos qui n'ont plus d'utilité de gestion pour votre service, mais qui en revanche présentent un intérêt historique constituent les archives définitives ou historiques. Celles-ci ont une valeur de témoignage et permettent d'assurer la sauvegarde de la mémoire en constituant le matériau de l'histoire. Elles doivent être identifiées et versées aux Archives départementales.

La période pendant laquelle vous conservez vos archives dans vos locaux constitue la durée d'utilité administrative (DUA). Les Archives départementales sont à votre disposition pour vous aider à déterminer quelle est la DUA des documents que vous conservez, soit en vous fournissant les circulaires qui vous concernent, soit, quand celles-ci n'existent pas, en établissant avec votre collaboration des tableaux de gestion. Ces outils permettent de connaître précisément combien de temps vous devez conserver vos documents et surtout le sort final (élimination, conservation intégrale ou partielle) pour chaque typologie de document produit.

Il existe plusieurs règles d'ordre général à appliquer pour protéger au mieux vos archives :

• il convient de bien gérer vos documents dès leur création, en identifiant correctement la nature des affaires traitées (description de l'affaire et des pièces produites, dates) et en maintenant les liens organiques entre les documents (ne pas séparer un plan associé à un rapport par exemple) ;
• ne pas conserver doubles, brouillons, formulaires vierges, documentation ;
• évitez d'utiliser élastiques ou ruban adhésif qui vieillissent mal, trombones, aiguilles et épingles métalliques qui ont tendance à rouiller ou encore chemises et sous-chemises de couleur vive qui déteignent sur les documents ;
• conditionnez vos dossiers dans des boîtes ; si les dossiers sont trop volumineux, n'hésitez pas à les scinder en plusieurs unités (en veillant à bien les identifier) ;
• dressez une liste récapitulative des dossiers que vous produisez.

Vos locaux d'archivage doivent garantir les archives des agressions extérieures et vous éviter de constituer des vracs :

• la charge au sol du local doit être suffisante (au minimum 800 kg par m²) sinon le plancher risque de s'affaisser ;
• le local doit être fermé à clé en permanence tant pour le respect de la confidentialité des dossiers que pour éviter les vols ;
• le local d'archivage doit disposer de moyens de détection ou de lutte contre les incendies (détecteurs de fumée, extincteurs à poudre sèche...) ;
• des rayonnages ou des armoires sont nécessaires. Ils doivent être résistants, de préférence métalliques et d'une hauteur non excessive pour éviter les accidents ;
• la température du local doit être en permanence comprise entre 18° et 20° C : la pièce doit donc être chauffée l'hiver et suffisamment isolée l'été. Caves et greniers non isolés et non climatisés sont à proscrire ;
• l'hygrométrie (le taux d'humidité relative de l'air) doit être surveillée et comprise entre 50 et 55 % ; si le taux d'hygrométrie est trop élevé, vous risquez la prolifération de moisissures ;
• vous devez veiller à éviter la présence de canalisations. En cas de rupture ou de fuites de celles-ci, l'eau crée en effet des dommages importants aux documents. C'est pour la même raison qu'il faut vérifier régulièrement l'étanchéité du toit si les archives sont conservées dans un grenier ;
• il faut contrôler au maximum l'intensité de la lumière extérieure en occultant les fenêtres ; la lumière du soleil ou de la lune fait pâlir les encres.

La conservation des archives est organisée "[...] dans l'intérêt public, tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, que pour la documentation historique de la recherche" (article L. 211-2 du Code du patrimoine). Des versements réguliers de vos archives historiques aux Archives départementales vous permettent :

• de maîtriser la masse des documents produits ;
• d'assurer la pérennité et la transmission de la mémoire du département.

Avant de procéder au transfert physique de vos archives, il convient de :

• relever dans la circulaire et/ou le tableau de gestion les documents à verser au terme de leur DUA ;
• conditionner les documents dans des boîtes archives standards (dos de 10 cm) ;
• numéroter les boîtes et/ou les registres de 1 à n ;
• rédiger le corps du bordereau de versement de manière détaillée et sous format électronique, puis l'envoyer par courriel à l'adresse suivante : archives@aisne.fr ;
• envoyer par voie postale les 2 en-têtes papiers, datées et signées ;
• après validation, une date de transfert physique des documents sera fixée, transfert qui est à la charge du service versant.

Il conviendra de conserver un exemplaire de chaque bordereau de versement dans le service qui servira pour toute demande de communication administrative.

Pour les archives des communes, il existe une procédure de dépôt obligatoire (articles L. 1421-7 et suivants du Code général des collectivités territoriales) pour l'état civil de plus de 150 ans, les plans et registres du cadastre de plus de 30 ans et de façon générale, tous les documents ayant plus de 100 ans. 

L'équipe des Archives départementales se tient à votre disposition pour vous accompagner dans les procédures liées à vos archives (gestion et reprise des arriérés, conseils sur les tris à effectuer, préparation d'un versement), pour évaluer le travail à effectuer et vous donner tout conseil utile.

Toute élimination d'archives publiques est interdite sans l'obtention, au préalable, du visa du directeur des Archives départementales, même si leur élimination est prévue par un tableau de gestion ou une circulaire (article L. 214-3 et L. 214-4 du Code du patrimoine).

L'élimination méthodique et régulière des archives qui n'ont plus d'intérêt administratif et pas de valeur historique permet :

• de maîtriser la masse des documents produits ;
• un gain de place significatif ;
• de mettre en évidence les documents essentiels ;
• un gain de temps et une plus grande efficience dans la recherche de documents.

Pour préparer une élimination, il convient :

• d'identifier à l'aide des circulaires et/ou du tableau de gestion de votre service, les documents à éliminer ;
• de renseigner le nombre de boîtes associé à une description sommaire des dossiers demandés en élimination ainsi que leurs dates extrêmes ;
• d'envoyer par voie postale 2 exemplaires originaux du bordereau d'élimination afin d'obtenir le visa du directeur des Archives départementales de l'Aisne.

Une fois validé, il conviendra de conserver indéfiniment le bordereau d'élimination dans le service. Celui-ci est une pièce réglementaire qui, après signature du directeur des Archives départementales, dégage votre responsabilité en cas de contentieux. Une fois votre demande d'élimination validée, vous pouvez procéder à la destruction physique des documents proposés à l'élimination. Pour des raisons de confidentialité, vous devez veiller à ce que les documents sont détruits par broyage, déchiquetage ou incinération. N'oubliez pas de demander un procès-verbal de destruction à votre prestataire.

Plusieurs fiches techniques éditées par les Archives départementales sont à votre disposition pour vous aider dans vos procédures d’archivage.