La salle de lecture des Archives départementales est ouverte du lundi au vendredi de 9h à 17h, hors jours fériés et fermetures exceptionnelles.

L'inscription est gratuite et valable pour l'année civile en cours. Elle s'effectue auprès du personnel de l'accueil au rez-de-chaussée du Centre des Archives et de la Bibliothèque Départementales de l'Aisne.

Après avoir complété une fiche de renseignements et présenté une pièce d'identité en cours de validité, une carte de lecteur nominative vous sera remise. Elle est obligatoire pour demander et consulter tout document.

L'inscription vaut acceptation du règlement de la salle de lecture, qui définit les modalités d'accueil du public et de communication des documents.

Pour préserver les documents originaux de toute dégradation ou vol, les lecteurs sont tenus de déposer dans des casiers (fermant à clé et disponibles gratuitement à proximité de la salle de lecture) :

• toutes leurs affaires et effets personnels (manteaux, vestes, sacs, sacoches, trousses, classeurs...) ;
• les aliments et les boissons.

Sont autorisés en salle de lecture : les feuilles volantes et les pochettes transparentes, les crayons à papier, les ordinateurs portables sans leur housse et les appareils photographiques.

La salle de lecture est située au 1^er étage du bâtiment : elle offre 28 places pour la consultation des documents originaux, 7 postes informatiques ainsi qu’un espace pour la consultation des documents de grand format.

À savoir :

• 1 ou 2 présidents de salle vous accueillent et vous orientent dans les fonds d’archives disponibles à la consultation.
• Des inventaires sont à votre disposition pour identifier les documents et cotes pouvant répondre à vos sujets de recherches. Leur commande s'effectue le jour même (aucune réservation préalable n'est nécessaire) auprès des présidents de salle ou sur des ordinateurs dédiés. Les levées (allers-retours effectués par les magasiniers dans les dépôts) ont lieu à 9h15, 9h45, 10h15, 10h45, 11h15, 11h45, 13h15, 13h45, 14h15, 14h45, 15h15, 15h45 et 16h15.
• Les documents sont remis un par un pour éviter tout risque de déclassement, sauf pour certains documents reliés (matrices cadastrales, ouvrages imprimés).
• Les archives, parce qu'elles sont des documents originaux uniques et irremplaçables, doivent être consultées avec le plus grand soin. La prise de notes se fait uniquement au crayon à papier.
• Des ordinateurs donnent accès à des archives numérisées non disponibles en ligne. Il s'agit en particulier de documents dont le délai légal de publication sur Internet n'est pas encore échu, par exemple les registres d’état civil entre 75 et 100 ans.
• L’utilisation d’un ordinateur portable et/ou d'un appareil photographique sans flash est autorisée. Les scanners sont en revanche interdits.

L’article L. 213-1 du Code du patrimoine énonce que les archives publiques sont communicables immédiatement de plein droit, sous réserve toutefois des dispositions de l'article L. 213-2 qui fixe des délais plus long, compris entre 25 ans et 120 ans, afin de protéger des données sensibles comme la vie privée des citoyens ou les informations à caractère médical.

Pour connaître les documents affectés d’un délai plus long, se reporter au Code du patrimoine en cliquant ici. Vous pouvez également consulter le site @docs pour connaître le droit d'accès aux documents publics.

Par ailleurs, les documents en mauvais état sont retirés de la consultation et ne sont donc plus communicables.

L’article L. 213-3 du Code du patrimoine prévoit une procédure dérogatoire pour la consultation des archives dont les délais fixés par l’article L. 213-2 ne sont pas expirés. Cette autorisation « peut être accordée aux personnes qui en font la demande dans la mesure où l'intérêt qui s'attache à la consultation de ces documents ne conduit pas à porter une atteinte excessive aux intérêts que la loi a entendu protéger ».

Pour cela, le demandeur doit remplir un formulaire de demande d'accès anticipé à des documents d'archives publiques non librement communicables en précisant bien ses motivations et en indiquant aussi s’il souhaite obtenir une reproduction. L’imprimé est à retourner aux Archives départementales.

L'autorisation est accordée selon les cas soit par le directeur des Archives départementales après avis du service versant, soit par le Service interministériel des Archives de France après avis du service versant et du directeur des Archives départementales.
En cas de refus, il est possible de recourir, dans les 2 mois, à l'arbitrage de la Commission d'accès aux documents administratifs (CADA).

La consultation des registres matricules militaires répond à des règles spécifiques :

• les fiches matricules jusqu'à la classe 1921 ont été numérisées et sont librement consultables sur le site internet des Archives départementales ;
• les fiches matricules des classes 1922 à 1940 ne sont librement consultables qu'à l'expiration des délais légaux prévus par le code du patrimoine (respect de la vie privée, secret médical et secret des informations de nature judiciaire). Ces délais sont levés si la personne concernée est décédée depuis plus de 25 ans. Dans le cas contraire une demande de dérogation doit être effectuée : si vous êtes un parent de la personne concernée par la fiche, la procédure est simplifiée : la demande dûment complétée vaudra accord et vous recevrez en retour la copie électronique du document. Les demandes sont à adresser par mail à archives@aisne.fr avec les pièces justificatives attestant soit du décès de la personne recherchée soit de votre parenté avec elle ;
• les fiches matricules postérieures à la classe 1940 ne sont pas conservées aux Archives départementales de l'Aisne, elles sont disponibles auprrès du Centre des archives du personnel militaire (Caserne Bernadotte - Place de Verdun - 64023 Pau cedex).