Conserver les archives

• Aménager un local d'archives
• Gérer un sinistre

Traiter les archives

• Gérer les documents courants et intermédiaires
• Verser des documents (fiche conseil)
• Verser des documents (bordereau de versement)
• Éliminer des documents (fiche conseil)
• Éliminer des documents (bordereau d'élimination)
• Le cas des associations délégataires d’une mission de service public

Gérer les archives électroniques

• Organiser une arborescence bureautique
• Nommer des fichiers
• Préserver les données

Communiquer les archives

• Appliquer les délais de communicabilité
• Respecter le Règlement général de protection des données
• Solliciter une communication administrative

Organiser les archives

• Travailler avec un référent-archives
• Externaliser la conservation de documents

Le cas des communes et EPCI

• Procéder au récolement réglementaire
• Déposer un fonds communal
• Archiver les autorisations d'urbanisme
• Demander une subvention pour restauration d'archives
• Tenir un registre de délibérations et/ou arrêtés, assurer la publicité des actes
• Gérer les archives des intercommunalités fusionnées ou dissoutes
• Gérer les archives des communes fusionnées

La circulaire du 2 novembre 2001 rappelle les obligations des services producteurs d'archives qui sont tenus de « tout mettre en œuvre pour organiser en leur sein les procédures relatives à la gestion de leurs archives intermédiaires ». Tout fonctionnaire est par ailleurs responsable des archives générées dans le cadre de ses missions mais n'en est pas propriétaire. La loi punit en particulier :

• le détournement ou la soustraction d'archives publiques, qu'ils soient volontaires ou qu'ils résultent de la négligence du fonctionnaire ;
• la destruction d'archives publiques sans le visa préalable des Archives départementales.

Le maire est responsable civilement et pénalement (articles 193 et 254 du Code pénal) des archives de sa commune. Les frais de conservation des archives font partie des dépenses obligatoires de la commune (article L. 2321-2 du Code général des collectivités territoriales) : le maire doit faire classer, conditionner, relier et éventuellement faire restaurer ses archives.

À chacune des étapes fondamentales de la vie de vos archives correspond une raison de préserver vos documents :

• les dossiers actifs nécessaires à l'instruction des affaires en cours et généralement conservés dans les bureaux constituent les archives courantes. Celles-ci ont une valeur administrative et permettent d'assurer la gestion courante du service et de disposer en permanence des informations utiles à l'accomplissement de vos missions ;
• les dossiers considérés comme clos, conservés pour des raisons de prescriptions légales et consultés occasionnellement constituent les archives intermédiaires. Ces archives ont une valeur probante ou juridique et permettent d'assurer la justification des droits et obligations des personnes morales et des citoyens ;
• les dossiers clos qui n'ont plus d'utilité de gestion pour votre service, mais qui en revanche présentent un intérêt historique constituent les archives définitives ou historiques. Celles-ci ont une valeur de témoignage et permettent d'assurer la sauvegarde de la mémoire en constituant le matériau de l'histoire. Elles doivent être identifiées et versées aux Archives départementales.

La période pendant laquelle vous conservez vos archives dans vos locaux constitue la durée d'utilité administrative (DUA). Les Archives départementales sont à votre disposition pour vous aider à déterminer quelle est la DUA des documents que vous conservez, soit en vous fournissant les circulaires qui vous concernent, soit, quand celles-ci n'existent pas, en établissant avec votre collaboration des tableaux de gestion. Ces outils permettent de connaître précisément combien de temps vous devez conserver vos documents et surtout le sort final (élimination, conservation intégrale ou partielle) pour chaque typologie de document produit.