A chacune des étapes fondamentales de la vie de vos archives correspond une raison de préserver vos documents :

• les dossiers actifs nécessaires à l'instruction des affaires en cours et généralement conservés dans les bureaux constituent les archives courantes. Celles-ci ont une valeur administrative et permettent d'assurer la gestion courante du service et de disposer en permanence des informations utiles à l'accomplissement de vos missions ;
• les dossiers considérés comme clos, conservés pour des raisons de prescriptions légales et consultés occasionnellement constituent les archives intermédiaires. Ces archives ont une valeur probante ou juridique et permettent d'assurer la justification des droits et obligations des personnes morales et des citoyens ;
• les dossiers clos qui n'ont plus d'utilité de gestion pour votre service mais qui en revanche présentent un intérêt historique constituent les archives définitives ou historiques. Celles-ci ont une valeur de témoignage et permettent d'assurer la sauvegarde de la mémoire en constituant le matériau de l'Histoire. Elles doivent être identifiées et versées aux Archives départementales.

La période pendant laquelle vous conservez vos archives dans vos locaux constitue ladurée d'utilité administrative (DUA). Les Archives départementales sont à votre disposition pour vous aider à déterminer quelle est la DUA des documents que vous conservez, soit en vous fournissant les circulaires qui vous concernent, soit, quand celles-ci n'existent pas, en établissant avec votre collaboration des tableaux de gestion. Ces outils permettent de connaître précisément combien de temps vous devez conserver vos documents et surtout le sort final (élimination, conservation intégrale ou partielle) pour chaque typologie de document produit.

N'hésitez pas à vous renseigner en contactant les Archives départementales !

Secrétariat des Archives : 03.23.24.61.47

Courriel : archives@aisne.fr