Missions des archives

Aux termes de l'article L. 211-2 du Code du patrimoine « La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche »

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Conserver et préserver les documents

Les archives sont par définition fragiles et ce quel que soit leur support. Leur conservation induit donc la mise en place des meilleures conditions possibles afin qu'elles ne soient altérées ni par le temps ni par tout autre facteur extérieur de détérioration. Les ennemis des archives sont nombreux : poussière, humidité, pollution, insectes, rongeurs, eau, feu et vol sont autant d'éléments à maîtriser si l'on veut assurer la sauvegarde de ce patrimoine. 

C'est l'objet de la conservation préventive et curative qui a doit assurer la pérennité et favoriser la consultation sécurisée des documents. Elle s'intéresse tant au document en lui même qu'à son environnement.


imageca9e81en.jpg - <p class="description">Thermo-hygromètre pour contrôler taux d'hygrométrie et température des magasins.</p>

Thermo-hygromètre pour contrôler taux d'hygrométrie et température des magasins.

Les magasins de conservation

Les locaux de conservation sont étroitement surveillés : grâce à un étalonnage régulier des thermo-hygromètres, on y contrôle quotidiennement l'hygrométrie (le taux d'humidité relative de l'air) et la température des magasins. Le taux d'humidité idéal pour la conservation des papiers est de 50 à 55 %. Au delà de 60 %, les moisissures se développent et les risques d'invasion d'insectes sont réels. En dessous de 50 %, les supports peuvent se dessècher, ce qui les fragilise. 
La température doit être constante autour de 18 à 20°. Les archives sont extrêmement sensibles aux variations de température ; afin d'éviter les chocs thermiques, on veille à éviter les trop gros écarts entre la température dans les magasins et celle dans la salle de lecture où sont consultés les documents. 
Un système de climatisation permet de contrôler ces critères de conservation, mais également d'assurer une bonne ventilation dans les lieux de conservation. L'intensité lumineuse est par ailleurs totalement maîtrisée. 

De surcroît, le bâtiment est protégé des effractions par un système de détection anti-intrusion. Pour se prémunir contre les incendies, le bâtiment est truffé de détecteurs de fumée et d'extincteurs.


imageca324hyz.jpg - <p class="description">Registre paroissial restauré.</p>

Registre paroissial restauré.

Les documents

Les archives se caractérisent par la multiplicité de leurs supports (parchemin, papier, plomb, cire, calque, film, etc.). Des mesures de conservation appropriées et évolutives sont mises en œuvre pour les protéger :

  • Le dépoussiérage : la poussière est ennemie des archives. Elle contient des débris, inertes ou non, et des micro-organismes. Des mesures d'hygiène très strictes sont prises tant pour le personnel que pour les locaux. Parallèlement au dépoussiérage, il est recommandé de retirer toutes les agrafes et épingles en fer dont la rouille a tendance à agresser les documents.
  • La désinfection : les documents qui entrent aux Archives départementales détériorés, moisis ou porteurs d'insectes représentent un réel danger pour les collections déjà présentes. La désinfection consiste à faire passer les documents à l'oxyde d'éthylène dans un autoclave pour élimination des spores et des insectes.
  • Le conditionnement : chemises et boîtes sont de formats adaptés à la taille des documents. Elles sont faites dans des matériaux spécifiques, au pH neutre, si possible résistants au feu et à l'eau.
  • L'estampillage : l'estampille est un des éléments de preuve de l'appartenance d'un document aux collections publiques. Les produits utilisés dans ce cadre doivent eux aussi répondre à des exigences de stabilité et d'inertie : l'encre doit par exemple être stable, inerte et indélébile.
  • La restauration : les Archives départementales programment chaque année la restauration des documents les plus abîmés. Ces prestations onéreuses sont réalisées dans le cadre de marchés publics par des prestataires extérieurs spécialisés.
  • Le développement des supports de substitution : afin de préserver les documents originaux les plus consultés ceux-ci ont été dupliqués sur des supports de substitution. Pendant de nombreuses années, le support de substitution par excellence était le microfilm. Toutefois, l'âge du microfilm semble définitivement révolu avec l'arrivée massive de la numérisation. Microfilms et images numériques permettent d'éviter la manipulation des originaux. Support de substitution, ils ne sont pas pour autant des supports de conservation, l'original n'étant bien sûr pas éliminé.