Les archives publiques

Ils sont composés de reproductions de documents commentés et de questionnaires pédagogiques adaptés à différents niveaux scolaires, pour les cours d'histoire mais aussi de français.

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Comment conserver mes archives ?

Il existe plusieurs règles d'ordre général à appliquer pour protéger au mieux vos archives :

  • il convient de bien gérer vos documents dès leur création, en identifiant correctement la nature des affaires traitées (description de l'affaire et des pièces produites, dates) et en maintenant les liens organiques entre les documents (ne pas séparer un plan associé à un rapport par exemple) ;
  • ne pas conserver doubles, brouillons, formulaires vierges, documentation ;
  • évitez d'utiliser élastiques ou de ruban adhésif qui vieillissent mal, trombones, aiguilles et épingles métalliques qui ont tendance à rouiller ou encore chemises et sous-chemises de couleur vive qui déteignent sur les documents ;
  • conditionnez vos les dossiers dans des boîtes ; si les dossiers sont trop volumineux, n'hésitez pas à les scinder en plusieurs unités (en veillant à bien les identifier) ;
  • dressez une liste récapitulative des dossiers que vous produisez.

Vos locaux d'archivage doivent garantir les archives des agressions extérieures et vous éviter de constituer des vracs :

  • la charge au sol du local doit être suffisante (au minimum 800kg par m²) sinon le plancher risque de s'affaisser ;
  • le local doit être fermé à clé en permanence tant pour le respect de la confidentialité des dossiers que pour éviter les vols. ;
  • le local d'archivage doit disposer de moyens de détection ou de lutte contre les incendies (détecteurs de fumée, extincteurs à poudre sèche...) ;
  • des rayonnages ou des armoires sont nécessaires. Ils doivent être résistants, de préférence métalliques et d'une hauteur non excessive pour éviter les accidents.
  • la température du local doit être en permanence comprise entre 18° et 20°C : la pièce doit donc être chauffée l'hiver et suffisamment isolée l'été. Caves et greniers non isolés et non climatisés sont à proscrire ;
  • l'hygrométrie (le taux d'humidité relative de l'air) doit être surveillée et comprise entre 50 et 55% ; si le taux d'hygrométrie est trop élevé, vous risquez la prolifération de moisissures ;
  • vous devez veiller à éviter la présence de canalisations. En cas de rupture ou de fuites de celles-ci, l'eau crée en effet des dommages importants aux documents. C'est pour la même raison qu'il faut vérifier régulièrement l'étanchéité du toit si les archives sont conservées dans un grenier ;
  • il faut contrôler au maximum l'intensité de la lumière extérieure en occultant les fenêtres ; la lumière du soleil ou de la lune fait pâlir les encres.

N'hésitez pas à vous renseigner en contactant les Archives départementales !

Secrétariat des Archives : 03.23.24.61.47

Courriel : archives@aisne.fr